Software de Control y Gestión de Inventarios

El Software de Gestión de Inventario QuickBooks permite administrar y organizar el inventario de tu negocio, lo que facilita la búsqueda de productos y servicios. Además te permite hacer un seguimiento del inventario disponible, recibir alertas sobre los artículos que necesitan ser reabastecidos y obtener información sobre qué artículos comprar y vender. 

Por otro lado, el Software de Gestión de Inventario te permite ingresar productos y servicios que no están en el inventario (es decir, aquellos artículos que compras y vendes pero que no registras como inventario). También puedes crear paquetes agrupando varios productos y servicios.

El Software de Gestión de Inventario de QuickBooks te permite añadir tanto artículos del inventario como artículos que no están en el inventario, servicios y paquetes. 

1. Los artículos del inventario incluyen los productos que vendes y de los cuales llevas un control mediante el seguimiento del inventario. 
2. Los artículos que no están en el inventario son productos que compras y vendes, pero de los que no puedes llevar un seguimiento porque no se pueden vender directamente. 
3. Los servicios incluyen los artículos intangibles que proporcionas a los clientes en una transacción concreta. 
4. Los paquetes son grupos de artículos que vendes juntos como un solo producto.

El Software de Gestión de Inventarios QuickBooks permite generar informes para hacer un seguimiento de las ventas y del estado del inventario. El grupo de informes "Ventas y clientes" permite conocer los productos más vendidos y las ventas por productos y servicios. Asimismo, el grupo "Informes de valoración del inventario" da cuenta del inventario disponible y su valor, así como del coste promedio y de las transacciones de cada artículo. Por último, el grupo de informes "Gastos y proveedores" indica qué artículos siguen encargados.

En el Software de Gestión de Inventarios de QuickBooks puedes añadir todos los artículos que compres y vendas como inventario. Solo tienes que activar la función de seguimiento para añadir artículos que están en el inventario y artículos que no lo están. Para añadir un producto o servicio, introduce el nombre, la referencia del almacén y la categoría del producto. Una vez añadida la cantidad inicial disponible del producto, añade el punto de reposición para recibir alertas cuando sea el momento de reponer dicho producto.

Existen varios métodos de valuación de inventario que se aplican tanto a los inventarios de fabricantes como a los de mercancías, por ejemplo, el método de identificación específica, el método del coste promedio, el método PEPS (primero en entrar, primero en salir) y el método UEPS (último en entrar, primero en salir). Estos métodos te ayudan a calcular el valor del inventario y, por lo tanto, a dividir el coste de los bienes disponibles a la venta entre el coste de los bienes vendidos y el inventario final.

Las tres principales técnicas de gestión del inventario son el análisis ABC, el método "Justo a tiempo" (JIT) y la cantidad económica de pedido (EOQ). El análisis ABC clasifica los productos según su valor. El método "Justo a tiempo" coordina los programas de producción con los pedidos de materias primas para garantizar que las materias primas necesarias para fabricar los productos acabados se entreguen a tiempo a la planta de fabricación. Por último, la cantidad económica de pedido (EOQ) determina el nivel de inventario óptimo para minimizar los costes de transporte y los costes de pedidos del inventario.

La gestión de inventarios es importante en una empresa porque permite mantener el flujo ininterrumpido de materias primas y productos finales. 

Además, el control de inventario permite descartar el inventario excesivo o inadecuado, llevar un control del coste de las materias primas, reducir las pérdidas debido a las mermas y garantizar que el negocio disponga del inventario óptimo que requiere el proceso de producción. El control del inventario también ayuda a evitar los pedidos dobles de la misma materia prima y facilita la realización de las actividades de producción de manera fluida.

Los inventarios son activos mantenidos para la venta -en el curso normal de los negocios- que se encuentran aún en el proceso de producción o que se utilizan en la producción de los bienes o servicios que se venden posteriormente. El inventario de una empresa se puede dividir en tres categorías: las materias primas, trabajo en curso y productos básicos terminados. Por ejemplo, una planta de fabricación de vehículos tiene aluminio y acero como materias primas, los coches que aún no están montados como trabajo en curso y los coches finalizados como productos terminados.

La fórmula del inventario se refiere al cálculo del inventario final en un período determinado. Por lo tanto, el inventario final será igual a las existencias de apertura, más las compras, menos el coste de los bienes vendidos. El coste de los bienes vendidos no es más que el coste de producción de los bienes y servicios que todavía no se han vendido.

La gestión del inventario en tiempo real es el proceso de utilizar herramientas (como escáneres de código de barras o un software de gestión de inventario) para registrar las compras, las ventas, el inventario y sus movimientos en un sistema de inventario en línea. Dicho proceso actualiza la fecha del inventario en tiempo real, establece puntos de reposición automáticos, evita la doble entrada de datos y garantiza la precisión de estos. Algunas herramientas, como los escáneres de código de barras, evitan los errores cometidos al introducir los datos manualmente. En resumen, un sistema de gestión del inventario en tiempo real optimiza la cadena de suministro y mejora la eficiencia de tu negocio.

Las existencias hacen referencia a los artículos terminados que vendes a los clientes, o a las materias primas en caso de que tu empresa venda tales artículos como productos finales. El inventario incluye los artículos que se usan para fabricar los productos que tu empresa venderá a tus clientes. Por lo tanto, el inventario puede incluir materias primas, trabajo en curso o productos acabados. Las existencias determinan la cantidad de ingresos que tu negocio genera, mientras que el inventario determina el precio de venta de dichas existencias.

Para llevar un control de las existencias se deben seguir tres pasos. En primer lugar, hay que determinar los niveles óptimos del inventario. En segundo lugar, hay que determinar la cantidad de control necesaria para lograr el verdadero objetivo de la gestión del inventario. Por último, hay que diseñar un sistema de control del inventario adecuado que establezca la estructura y las directrices para mantener y controlar dicho inventario. Algunas técnicas de gestión del inventario son el análisis ABC, la cantidad económica de pedido (EOQ), el método "Justo a tiempo" (JIT), la técnica de planificación de requisitos de material, las existencias de seguridad y el análisis BED.