Comment personnaliser vos factures, devis et reçus de vente dans QuickBooks ?
RÉSOLU•de QuickBooks•137•Mis à jour il y a 6 jours
Découvrez comment personnaliser vos documents commerciaux.
QuickBooks vous offre tous les outils pour créer des factures personnalisées et d'aspect professionnel ,devis, ainsi que les reçus de vente.
L'outil de personnalisation des documents est un moyen simple et efficace de travailler l'image et la communication de votre entreprise. Faites figurer uniquement les informations importantes pour votre entreprise et vos activités sur vos documents commerciaux. Choisissez les infos que vos clients verront.
Personnaliser l'apparence et les infos de vos documents
Important : Le modèle « Standard » s'applique par défaut à tous vos documents de vente. Si vous apportez des modifications à ce modèle, QuickBooks les appliquera à tous vos documents. Si vous souhaitez personnaliser un document en particulier, créez d’abord un nouveau modèle pour ce document. Une fois le nouveau modèle personnalisé, faites-en votre modèle par défaut pour tenir compte des modifications.
Étape 1 : Créer un modèle
Cliquez sur Paramètres ⚙ puis sélectionnez Personnalisation des documents.
Cliquez sur le bouton Nouveau modèle.
Sélectionnez le type de document souhaité.
Étape 2 : Personnaliser l'apparence
Un aperçu du document vous permet de voir en contexte et en temps réel les modifications que vous apportez.
Cliquez sur l'onglet Présentation.
Donnez un nom à votre modèle.
Cliquez sur Modifier le modèle pour choisir l'une des mises en page
Sélectionnez Modifier le logo pour retoucher ou masquer votre logo.
Pour changer le logo, sélectionnez l'icône (+) de l'image. Sélectionnez l'un de vos logos enregistrés ou ajoutez-en un nouveau. À savoir : Vous pouvez enregistrer plusieurs logos, mais vous ne pouvez en utiliser qu'un seul à la fois.
Pour ajuster la taille et l'emplacement du logo, sélectionnez les icônes de taille et d'emplacement.
Pour masquer le logo, sélectionnez Masquer le logo.
Choisissez ensuite la couleur qui vous convient. Vous pouvez entrer un code hexadécimal (une combinaison de 6 chiffres et lettres) pour utiliser une couleur personnalisée.
Cliquez sur Changer de police pour choisir la police et la taille de votre document.
Sélectionnez Modifier les paramètres d'impression pour ajuster les marges d'impression. C'est utile si vous envoyez des documents imprimés à vos clients.
Étape 3 : Personnaliser le contenu de vos documents
L'onglet Contenu vous permet de peaufiner les détails. Vos documents sont divisés en trois sections : l'en-tête, le tableau et le pied de page. Pour modifier l'une d'entre elles, cliquez dessus, puis cliquez sur Terminer.
Les possibilités de personnalisation sont nombreuses. Voici les principales :
Modifier les libellés des colonnes
Modifier les coordonnées de votre entreprise
Ajouter des champs personnalisés dans l'en-tête
Numéroter vos documents
Ajouter une description (avec ou sans mention de la quantité et du tarif unitaire)
Dernière étape de la personnalisation : vous pouvez personnaliser le message que vos clients voient lorsqu'ils reçoivent leur facture, devis ou reçu de vente. Si vous préférez utiliser le message par défaut, vous pouvez ignorer cette étape.
Cliquez sur l'onglet E-mails.
Choisissez le niveau de détail de votre document en cliquant sur Affichage détaillé ou Affichage récapitulatif.
Si vous souhaitez joindre un fichier PDF avec le détail des prix, cochez la case Joindre PDF.
Modifiez l'objet, la salutation et le corps du message avec votre texte personnalisé. Attention : QuickBooks n'affiche pas les URL raccourcies dans les e-mails aux clients.
Étape 5 : Utiliser et modifier un modèle
QuickBooks utilise votre modèle par défaut chaque fois que vous créez une facture, un reçu de vente ou devis. Voici comment sélectionner un modèle particulier pour une opération spécifique :
Si vous n'avez pas encore créé l'opération, cliquez sur + Nouveau, puis sur l'opération souhaitée (facture, reçu de vente ou devis). Sinon, ouvrez une opération existante.
Cliquez sur Personnaliser au bas de l'écran.
Choisissez l'un des modèles de la liste.
Pour modifier un modèle personnalisé :
Recherchez le modèle à modifier.
Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
Étape 6 : Définir un modèle personnalisé par défaut
Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Personnalisation des documents.
Recherchez votre modèle.
Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Action.
Pour importer votre facture personnalisée, ou devis modèles, suivez cet article, un guide étape par étape qui vous montrera comment importer votre modèle et fournira des réponses au sujet de l'importation.
Pour importer vos propres modèles de factures ou de devis personnalisés, suivez le guide étape par étape qui vous montrera comment importer votre modèle et répondra aux questions fréquentes relatives à l'importation.
Vous pouvez personnaliser les factures clients, devis et les reçus de vente dans QuickBooks. Il n’est pas possible de personnaliser les bons de commande, les reçus de paiement ou les factures fournisseurs.
Suivez les étapes décrites ci-dessous pour savoir comment procéder :
Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Personnalisation des documents.
Vous pouvez créer un modèle ou modifier celui que vous utilisez déjà.
Sélectionnez le Contenu onglet, puis sélectionnez la section en pied de page du formulaire.
Entrez les détails de votre paiement dans le Vos infos de paiement champ.
Cliquez sur Terminer.
Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Personnalisation des documents.
Vous pouvez créer un modèle ou modifier celui que vous utilisez déjà.
Dans l'onglet Contenu, cliquez sur le pied de page.
Si vous choisissez les modèles Contraste, Sobre, Minimal ou Populaire, renseignez vos coordonnées bancaires dans le champ Vos infos de paiement.
Si vous choisissez les modèles Standard (classique), Tableau, Bandeau, Gras ou Focus, renseignez vos coordonnées bancaires dans le champ Ajouter un texte de pied de page.
Utilisez la fonctionnalité Numérotation personnalisée pour configurer votre propre système de numérotation. Le champ N° de la facture s'affiche alors et vous pouvez renseigner le format sous forme de lettres ou chiffres selon votre choix.
Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
Cliquez sur Ventes, puis cliquez n'importe où dans la section Contenu du document commercial.
Activez la numérotation personnalisée.
Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
Ouvrez une facture ou n'importe quel document commercial, puis, dans le champ N° de la facture, saisissez la suite de chiffres ou de lettres que vous souhaitez voir apparaître sur vos documents. Notez que cette suite de chiffres ou de lettres s'affichera sur tous vos documents commerciaux.
Si vous créez une facture en brouillon, vous devrez saisir le numéro personnalisé de l'opération avant de finaliser la facture. Le système incrémente les numéros au fur et à mesure de la création des factures. Suivez cette procédure à chaque fois que vous modifiez la numérotation personnalisée de vos factures.
Pour en savoir plus sur la numérotation personnalisée cliquez ici.
Vous pouvez modifier la taille de police mais actuellement il n'est pas possible de supprimer les caractères en gras. Nous vous recommandons d'importer votre modèle personnalisé si vous avez des souhaits particuliers pour la présentation de vos factures.
Pour l'instant, il n'est pas possible de modifier la taille de la police ou de supprimer les caractères en gras pour certaines sections de la facture. Nous vous recommandons d'importer votre modèle personnalisé si vous avez des souhaits particuliers pour la présentation de vos factures. Vous pouvez toutefois choisir une taille de police pour l’ensemble de la facture parmi les 3 tailles de police proposées : 8 pt, 10 pt et 12 pt dans les documents personnalisés.
QuickBooks ne permet pas d'ajouter de colonnes aux modèles. Cependant, vous pouvez renommer une colonne existante lorsque vous personnalisez votre document. Voici comment faire :
Cliquez sur Paramètres ⚙ et sélectionnez Personnalisation des documents.
Cliquez sur Nouveau modèle ou sélectionnez un modèle existant à modifier.
Cliquez sur l'onglet Contenu, puis sur la section Tableau du modèle.
Sélectionnez MODIFIER LES LIBELLÉS ET LES LARGEURS.
Renseignez le nouveau nom de la colonne dans le champ correspondant.
Vous pouvez ajouter un numéro de bon de commande manuellement dans l'onglet Contenu de plusieurs façons :
Via l'option + Champ personnalisé dans la section En-tête. À savoir : Cliquez n’importe où dans l’en-tête, puis sélectionnez Gérer les champs personnalisés et suivez les étapes pour ajouter un champ personnalisé à votre facture.
via le texte de pied de page dans la section Pied de page.
Ajouter les infos sur le paiement dans la section Pied de page.
Vous pouvez saisir le numéro de bon de commande directement sur la facture dans le champ Bon(s) de commande.
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