Cet article explique comment créer et envoyer une facture dans QuickBooks.
Lorsqu'un client achète vos produits et serviceset que vous lui accordez un délai de paiement, créez une facture. Renseignez-y ensuite les produits ou services vendus et envoyez la facture par e-mail à votre client.
Cet article explique également comment faire si vous utilisez une plate-forme externe de traitement des paiements.
Étape 1 : Créer et envoyer une facture client
- Cliquez sur + Nouveau.
- Sélectionnez Facture, sous Clients.
- Dans le menu déroulant Client, sélectionnez un client. Vérifiez que ses coordonnées sont correctes, en particulier l'adresse e-mail.
- Ajustez la date de facturation au besoin. Dans le menu déroulant Conditions, sélectionnez les conditions de paiement applicables (échéance).
| Bon à savoir : NET représente le nombre de jours avant la date d'échéance du paiement. La valeur par défaut est fixée à 30 jours, mais vous pouvez modifier la date d'échéance au besoin. |
- Dans le tableau, renseignez la colonne Produit/Service et sélectionnez le produit ou service vendu. Vous pouvez également cliquer sur + Ajouter pour créer un produit ou service directement à partir de la facture.
- Saisissez la Quantité, lePrix unitaire et le Montant, comme nécessaire.
- Appliquez une remise si besoin.
- Lorsque la facture est prête, cliquez sur le bouton Finaliser et envoyer pour créer la facture dans QuickBooks et l'envoyer par mail à votre client.
Vous voulez envoyer une facture sur papier à vos clients ? Cliquez sur Imprimer.
Vous voulez personnaliser vos factures ? Voici comment créer des modèles personnalisés.
Étape 2 : Suivre les factures clients en attente de règlement
QuickBooks enregistre automatiquement les factures clients dans vos Comptes Clients (comptes 411). Consultez vos rapports financiers, notamment le Bilan (provisoire) pour connaître le solde ou le détail de ce compte.
Lorsque vous souhaitez vérifier vos factures, accédez à les ventes et sélectionnez Factures (Accès direct). Vérifiez la colonne État pour voir où vos factures se trouvent dans le processus de vente.
Voici quelques états courants des factures clients :
- En cours : Vous n'avez pas encore envoyé cette facture par mail.
- En cours (envoyé) : Vous avez envoyé la facture par e-mail à votre client.
- En cours (consulté) : Votre client a consulté la facture envoyée par e-mail.
- Payé : Votre client a payé la facture.
- En retard : La date d'échéance est passée et la facture n'a pas encore été payée.
- En retard (consulté) : Votre client a consulté la facture, mais ne l'a pas payée.
- Erreur d'envoi : L'e-mail contenant la facture n'a pas été envoyé.. Vérifiez l'adresse e-mail de votre client et envoyez-lui à nouveau la facture.
- Annulé : La facture a été annulée dans QuickBooks.
Vous pouvez également accéder à les ventes et sélectionner Clients (Accès direct) afin de consulter les factures d'un client en particulier.
Vous souhaitez prévenir vos clients que leurs factures arrivent bientôt à échéance ? Voici comment leur envoyer une relance.
Étape 3 : Enregistrer les paiements client
Si vous utilisez QuickBooks Payments, vos clients peuvent payer leurs factures directement via PayPal. Nous nous occupons de tout. Nous plaçons les paiements entrants dans le bon compte.
Si vous utilisez une plate-forme externe de traitement des paiements, cela ne vous empêche pas de suivre dans QuickBooks les paiements de vos clients. En savoir plus sur comment enregistrer le paiement d'une facture manuellement.